ERP im Mittelstand – Expertenmeinung
Enterprise Ressource Planning–Syteme, kurz ERP, sind ein zentrale Bestandteil vieler Unternehmen. Sie sorgen vor allem für die Transparenz aller gespeicherter Daten und Durchgängigkeit in den Kernprozessen. Die Realität im Mittelstand ist jedoch eine andere: Viele Unternehmen haben im Laufe der Zeit verschiedenste Softwarelösungen verschiedenster Anbieter implementiert. Je grösser jedoch dieser Flickenteppich wird, desto grösser wird der Wunsch nach einem einheitlichen ERP–System.
Doch warum ist die durchgängige Abbildung dieser Prozesse auch im Mittelstand so entscheidend? Diese Fragen möchte ich für Sie in diesem Artikel beantworten.
Ein simples Beispiel: Die Bestellung in einem Online–Shop
Sehen wir uns eine Welt ohne ERP System an. Ich bestelle ein Produkt im Online Shop. Der Startschuss für den dahinterliegenden Businessprozess. Dazu wird im ersten Schritt mein Kundenauftrag erfasst. Die entsprechenden Auftrags– und Kundendaten liegen dabei zunächst im entsprechenden Online Shop. Dieser ist jedoch nicht mit anderen Systemen verbunden. Somit müssen die Kundendaten manuell in das entsprechende Kundenstamm System übernommen werden. Eine erste Hürde für einen reibungslosen Prozess.
Hinzukommt, dass Mitarbeiter:innen mehrfach täglich die Bestandszahlen der Artikel zwischen dem Online Shop und dem Bestandsführungssystem abgleichen müssen,- im schlimmsten Fall ebenfalls manuell. Fällt ein/eine interner Sachbearbeiter:in für die Bestellung aus, muss organisatorisch oder durch ein weiteres externes System aus dem Personalwesen sichergestellt werden, dass die Bestellungen durch jemand anderen bearbeitet werden können.
Allein dieses kleine Beispiel zeigt bereits, dass 3 grundlegende Ressourcen für die Planung eines Betriebes nötig sind: Kapital, Mitarbeiter:innen und Betriebsmittel. Natürlich können diese Ressourcen auch durch einzelne Systeme geplant werden, dies stößt jedoch auf mehreren Ebenen schnell an seine Grenzen.
Grenzen ohne ERP
Auf der technischen Ebene, gerade unter Berücksichtigung der Wartung, ist die Integration der einzelnen Systeme kostspielig. Jede neue gesetzliche Anforderung muss im schlimmsten Fall in allen Systemen einzeln implementiert werden. Zusätzlich hemmt eine aufgeteilte Systemlandschaft Innovationen, z.B. in Form von Proof of Concepts, MVPs, da sie oftmals mehr als ein System betreffen.
Noch deutlicher wird es auf der fachlichen Ebene. Hier stellt man schnell fest, dass es sehr schwer ist, die verteilten Daten in ein gemeinsames Bild, wie beispielsweise den Golden Customer, zu vereinen. Es fehlt der entscheidende Single Point of Truth, weil die Auftrags- sowie Kundendaten auf dem jeweiligen System verteilt herumliegen. Damit geht oftmals auch das Fehlen des Single Point of Entry einher. Fachliche Mitarbeiter:innen müssen die vorliegenden Systeme gut verstehen, um zu wissen, welche Daten man auf den jeweiligen Systemen vorfindet. Oft wird dieser Umstand durch ein externes Portal–System, zu korrigieren versucht. Eine zusätzliche Integration, ohne die es nicht funktionieren würden.
Ein weiterer zentraler Nachteil bei der Verwendung von mehreren Systemen betrifft die Benutzererfahrung und somit auch die Effizienz der Mitarbeiter:innen. In der heutigen Zeit sind Mitarbeiter:innen privat durch exzellente User Experience „verwöhnt“. In einer heterogenen Systemlandschaft ist dies nicht der Fall. Im schlimmsten Fall findet man Systeme mit sehr unterschiedlichen Konzepten vor. Dies erschwert vor allem die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in die Systeme und macht es dadurch teuer und aufwendig.
Was ändert ein ERP?
Wenn man sich nun eine moderne ERP Software anschaut, stellt man fest, dass die Modulschnittstellen, zum Beispiel zwischen Sales und Distribution, Material Management und Finanz- und Rechnungswesen aus einem Guss sind. Sie kommen vom gleichen Hersteller:innen und bilden gemeinsam ein integriertes System. Dadurch können entscheidende Vorteile genutzt werden:
- Fachlichen Mitarbeiter:innen können nun eine Gesamtübersicht auf die Daten erhalten und profitieren von einer einheitlichen User Experience
- Relevante Informationen können viel schneller gefunden werden, da Mitarbeiter:innen nicht zwischen verschiedenen Systemen hin und her springen müssen
- Daten müssen nicht mehr doppelt und dreifach gespeichert werden, da sie stattdessen zentral abgelegt sind – am Single Point of Truth
- Über einen Einstiegspunkt können ebenso alle unternehmensweiten Informationen, wie zum Beispiel zum Geschäftspartner, aufgerufen werden (Single Point of Entry)
- Auch bei der Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben, wie zum Beispiel der 16% Umsatzsteuer, muss man nicht mehr mehreren Anbieter:innen hinterherrennen und kann stattdessen direkt mit Anbieter:innen in den Dialog treten
Neben diesen Vorteilen existieren noch viele weitere, wie beispielsweise die Reduzierung des administrativen Aufwands, die Optimierung der Verwaltungsprozesse. Ebenso können vorgefertigte Reports tagesaktuell und „prädiktiv” für die Geschäftsleitung und Fachbereiche per Cockpit zur Verfügung gestellt werden. Die Vertriebsmitarbeiter:innen haben alle Kundendaten im direkten Zugriff. Volle Kostentransparenz über alle Abteilungen und Funktionen, wie zum Beispiel Produktion, Einkauf, Warenwirtschaft, Reisemanagement oder Personalwesen ist sichergestellt.
Weitere Vorteile liegen vor allem in den vorgefertigten und branchenspezifischen Voreinstellungen, welche die Implementierung für Kund:innen erheblich erleichtern. Auch Anpassungen auf spezifische Bedürfnisse der Kund:innen sind bei modernen Systemen, auch in der Cloud, möglich.
Ein modernes ERP hilft:
- schnelle Entscheidungen treffen zu können
- Kosten aus allen Bereichen des Unternehmens zu reduzieren
- neue Geschäftsprozesse zu implementieren und zu automatisieren
Sicherlich ist es nicht einfach, dass „richtige” ERP–Produkt zu finden, denn viele kleine Anbieter:innen haben entsprechende Lösungen an den Markt gebracht. Eine weitere Schwierigkeit liegt in der Größe eines ERP–Projekt. Da es sich bei dem Einsatz einer entsprechenden Lösung immer um ein größeres Projekt handelt, sollte sich für die entsprechende Zeit für die Entscheidung offengelassen werden. Oft hilft es, externe Unterstützung bei der Softwareauswahl einzubinden. Nicht nur um die richtige Lösung für das eignen Unternehmen zu finden, sondern auch um einen fairen Preis von Hersteller:innen zu erhalten.
