Die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Rechnungsprozesse nach und nach zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Doch auch wenn der Übergang über mehrere Jahre erfolgt, gibt es einige Stolperfallen, die unnötige Probleme verursachen können. Neben technischen Herausforderungen sind vor allem organisatorische Hürden und Compliance-Anforderungen zu beachten.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die zehn häufigsten Fehler bei der E-Rechnungseinführung und stellen Ihnen bewährte Best Practices vor, mit denen Sie Ihre Umstellung auf die E-Rechnung erfolgreich meistern. Egal, ob Sie gerade erst in den Startlöchern stehen oder bereits mitten im Prozess sind, diese Tipps helfen Ihnen dabei, typische Fallstricke zu vermeiden und die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen.
Die 10 häufigsten Fehler
- bei der Einführung der E-Rechnung
- Zu lange mit der Umstellung warten
Die Einführung der E-Rechnung kann zeitintensiv sein, vor allem wenn Prozesse manuell dokumentiert oder veraltet sind. Eine rechtzeitige Vorbereitung verschafft Ihnen Spielraum, mögliche Herausforderungen zu bewältigen, und ermöglicht es, Schritt für Schritt Best Practices umzusetzen. - Das SAP-System nicht rechtzeitig aktualisieren
Viele Unternehmen übersehen, dass ihre aktuelle Systemversion möglicherweise nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllt. Nutzen Sie die Gelegenheit, im Zuge der E-Rechnungseinführung Ihr System zu aktualisieren und von modernen Funktionalitäten wie XRechnung und ZUGFeRD zu profitieren. - Fehlende oder falsche Rechnungsdaten
Einer der häufigsten Fehler bei der Einführung der E-Rechnung betrifft die Pflichtangaben auf Rechnungen. Nutzen Sie Best Practices, indem Sie Validierungstools implementieren, die Daten vor dem Versand prüfen und sicherstellen, dass Ihre Rechnungen den Compliance-Anforderungen entsprechen. - Manuelle Rechnungsverarbeitung beibehalten
Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und zeitaufwendig – sie stehen im Widerspruch zu den Effizienzzielen der E-Rechnungspflicht. Um die E-Rechnung erfolgreich einzuführen, sollten Unternehmen auf eine durchgängige Digitalisierung und Automatisierung ihrer Rechnungsprozesse setzen. Für viele bedeutet dies, bestehende Abläufe anzupassen und eine digitale Infrastruktur aufzubauen, damit alle Rechnungen vollständig digital erstellt und verarbeitet werden können. Nur so lassen sich die Anforderungen der E-Rechnungspflicht effizient erfüllen und langfristige Effizienzgewinne erzielen. - Unsichere Schnittstellen verwenden
Sicherer Datentransfer ist bei der Einführung der E-Rechnung unerlässlich, besonders bei der Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern. Nutzen Sie Best Practices wie Peppol, um eine sichere Übertragung zu gewährleisten und Compliance-Risiken zu minimieren. - Archivierung vernachlässigen
Revisionssichere Archivierung ist ein zentraler Bestandteil der E-Rechnungseinführung und wird häufig unterschätzt. Beachten Sie die gesetzlichen Anforderungen zur Langzeitarchivierung und nutzen Sie bewährte Archivierungslösungen, um jederzeit Zugriff auf Ihre Rechnungsdaten zu haben. - Keine klare Verantwortlichkeit im Team
Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert klare Zuständigkeiten im Unternehmen, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. Unterschiedliche Rollen übernehmen dabei spezifische Aufgaben und sorgen dafür, dass alle Anforderungen erfüllt werden:
Projektmanager
Stellt sicher, dass das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.Fachbereich
Die Anwender, die am Ende mit dem fertigen Produkt arbeiten.
Key-User
Fachanwender mit umfassendem Verständnis der E-Rechnung in SAP, die als Ansprechpartner für die Fachabteilung fungieren.
MM/FI/SD-Consultants
Konfigurieren die notwendigen SAP-Einstellungen, testen diese und führen die Abnahme durch.
ABAP-Programmierer
Entwickeln kundenspezifische Anpassungen, falls die SAP-Standardfunktionen nicht ausreichen.
SAP-Basis-Team
Verantwortlich für den stabilen Betrieb des SAP-Systems, inklusive Speicher- und Prozessorauslastung sowie Netzwerksicherheit.
Integration Engineer
Kennt den gesamten Prozess von der E-Rechnung und deren Anforderungen bis zur technischen Umsetzung und sorgt für eine korrekte IDoc-Darstellung.
Die klare Festlegung dieser Verantwortlichkeiten hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt dafür, dass alle notwendigen Aufgaben effizient und ohne Verzögerungen umgesetzt werden.
Tax Technologist
Bindeglied zwischen steuerlichen/gesetzlichen Anforderungen und der Umsetzung in SAP, mit tiefem Fachwissen in rechtlichen und technischen Aspekten. - Unzureichende Prozessüberwachung
Auch nach der Einführung der E-Rechnung ist eine regelmäßige Prozessüberwachung wichtig. Nutzen Sie Monitoring-Tools, um sicherzustellen, dass potenzielle Fehler erkannt und direkt behoben werden – ein wesentlicher Aspekt für nachhaltige Best Practices in der digitalen Rechnungsabwicklung. - Mangelnde Kommunikation mit Partnern
Eine weitere Best Practice in der Einführung der E-Rechnung ist die frühzeitige Kommunikation mit Partnern. Sorgen Sie dafür, dass Lieferanten und Geschäftspartner auf die neue Infrastruktur vorbereitet sind, um reibungslose Rechnungsabläufe sicherzustellen. - Kein langfristiger Plan für Prozessoptimierung
Die Einführung der E-Rechnung ist oft der erste Schritt zu einer umfassenden Prozessdigitalisierung. Entwickeln Sie einen langfristigen Plan und evaluieren Sie Best Practices für den Einsatz von Technologien wie KI, die Ihre Rechnungsprozesse nachhaltig optimieren und Wettbewerbsvorteile sichern können.
Nutzen Sie die Einführung der E-Rechnung als Sprungbrett für Ihre Digitalisierung
Die Umstellung auf die E-Rechnung bietet Unternehmen nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch die Gelegenheit, Prozesse nachhaltig zu verbessern und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Vermeiden Sie typische Stolperfallen und setzen Sie auf Best Practices, um Ihre Rechnungsverarbeitung zukunftssicher und effizient zu gestalten.
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